يتم التراسل بين الإدارة والموظفين، وفيما بين الإدارات والمؤسسات وفق نظام دقيق، ينبغي على الموظف أن يطلع عليه ويحترم قواعده، وإلا تعرضت مصالحه وحقوقه للضياع والإهمال.
1 - احترام السلم " أو التسلسل" الإداري
ينبغي أن توجه المراسلات دوما إلى السلطة المكلفة أو المختصة، مع شرط مرورها عبر الإدارات والمؤسسات الوسيطة. فالأستاذ أو الحارس العام أو الناظر أو المقتصد... وكل موظف بمؤسسة تعليمية أراد أن يبعث رسالة إلى إدارة مركزية أو أكاديمية، عليه أن يراسل المصلحة أو القسم المعني بعد ذكر السيد الوزير والإدارات الوسيطة بالتنازل، بينما تذكر بالتصاعد الجهات التي ستمر عبرها الرسالة. وحتى يتم التأكد من صحة التسلسل الإداري في المراسلة، يستحسن الاعتماد على هيكل الوزارة المعمول به.
ومن جهة أخرى، يمنع على أية مؤسسة أو شخص اعتباري أن يراسل سفارة بشكل مباشر، إذ لابد مرور الرسالة عبر السلم الإداري. بل لقد أصبح التراسل بين مدرستين أو ثانويتين مثلا، يخضع لمروره عبر نيابة التعليم، تجنبا للخلط، وتحريا للدقة والضبط.
2- الاسم المعنوي
توجه الرسالة إلى المسؤول المعني بصفته الإدارية، دون اللجوء إلى ذكر اسمه الشخصي، لأن الرسالة ذات طابع إداري تبعث من المعني بالأمر باعتباره شخصا معنويا إلى الجهة المختصة ذاتها ، بغض النظر عن أسماء الموظفين العاملين بها .
3- الحمدلة والبسملة
انسجاما مع المبادئ الإسلامية في التعامل والكتابة، ومع الأحاديث النبوية الشريفة، فإن البدء ب " بسم الله الرحمان الرحيم" أو "الحمد لله وحده" من الأخلاق الإسلامية، فكل عمل لا يبدأ ببسم الله فهو أبتر.
ويستحسن الاحتفاظ بهذه الميزة في جميع المراسلات، وأن تتوسط أعلى الورقة الأولى للرسالة.
4 - وضوح الخط
قد تتعرض الرسالة للإهمال والضياع بسبب رداءة الخط أو عدم وضوحه، بحيث تتعذر قراءة أو فهم مضمون الرسالة. لذا لابد من إجادة الخط في المراسلات، وقد يلجأ من أجل ذلك إلى الكتابة بالآلة الكاتبة أو بالحاسوب تحريا الوضوح والجلاء.
5- الرأس En-tête
مهما كانت الجهة المرسلة، إدارية أو شخصية، فإنه يتعين إثبات الرأس في أعلى الرسالة على اليمين، وهو يكون في إحدى الصورتين:
- إذا كانت الجهة المرسلة إدارة، فإن الرأس لابد أن يشتمل تنازليا على أسماء جميع الإدارات التسلسلية. مع ضرورة أن تعلوها كلها عبارة: المملكة المغربية. كما يلي:
المملكة المغربية
وزارة التربية الوطنية
الأكاديمية الجهوية للتربية والتكوين
لجهة ..................................
نيابة ....................................
مدرسة .........................................
*أماإذاكانت الجهةالمرسلةموظفا أوموظفة،فإن الرأس يشتمل إذاك على الاسم الشخصي والعائلي ،رقمالتأجير، الإطار، الدرجة، التخصص إن اقتضى الحال ،مقرالعمل ،البلدة.
والرأس يعطي صورة واضحة عن الجهة التي راسلت، حتى يمكن إرجاع الجواب إليها إذا كان مطلوبا- دون إشكال.
6- التاريخ (الهجري و الميلادي)
يكتب مكان وتاريخ الإرسال في أعلى الصفحة الأولى على اليسار، ولهذه المعلومات أهمية واضحة، باعتبار الرسالة مرتبطة بتاريخ أو أجل، كما أن مكان الإرسال يعطي صورة عن طبيعة التعامل مع الرسالة على مستوى التاريخ والأجل والظروف...
7- الجهة المرسل إليها
تخضع كتابة الجهة المرسل إليها لقاعدة تسلسلية مزدوجة. فعند مراسلة المصالح المركزية، تبعث الرسالة في إسم السيد الوزير، ويأتي بعده تنازليا ذكر الإدارات الوسيطة إلى أن تذكر الجهة المختصة. وبما أن الرسالة، قبل ذلك، ستمر عبر مؤسسة وإدارة إقليمية، فإنه لابد من ذكر
إلى
- السيد وزير التربية الوطنية...
- الكتابة العامة.
- مديرية...
- قسم........................... - الرباط
- على يد السيد مدير.....................
- تحت إشراف السيد النائب الإقليمي لوزير التربية الوطنية ...
8 – الموضوع
لصياغة الموضوع ينبغي مراعاة الدقة والتركيز والوضوح، بحيث تكون العبارة أقصر ما يمكن، وفي الوقت نفسه تعطي فكرة عن محتوى الرسالة - مثال ذلك: طلب انتقال، طلب تعويضات عائلية، طلب استقالة، طلب تصحيح الخدمات. وهذا ينبغي ألا تشتمل الرسالة إلا على موضوع واحد، ويكتب تحت الرأس على اليمين بعد المرسل إليه.
9- المرجع
يقصد به جميع المستندات والوثائق والقرائن التي يستند إليها المرسل كلا أو بعضا ، يدونها تحت عنوان - المرجع - أسفل الموضوع مباشرة. والإشارة إلى المرجع تعطي لموضوع الرسالة حجية و مصداقية.
10- التحية
توجه إلى المرسل إليه تحية بالصيغة التالية:
سلام تام بوجود مولانا الإمام المؤيد بالله،
سلام تام بوجود مولانا الإمام نصره الله.
وتكتب هذه التحية وسط الرسالة تحت المرجع والموضوع.
1 1- شخصية الرسالة
تعتبر الرسالة ذات طابع شخصي، فردي لا جماعي، ولو كان الموضوع يهم أكثر من شخص، بحيث يكتب كل شخص رسالة بمفرده.
12 - الأوراق
تكتب الرسالة في أوراق بيضاء أو وزارية من حجم (21× 27 سم ) أو (21 ×29.7سم).
13 - الصياغة
يكتسي أسلوب الرسالة الإدارية طابعا خاصا، إذ ينبغي أن تراعى فيه خصائص عدة منها :
البساطة والوضوح: بحيث يستحسن تجنب استعمال عبارات شاذة أو مهجورة.
التركيز: إن الإطناب في المراسلة الإدارية يفقدها الدقة وسرعة الأداء، فلا يسوغ أن تكتب رسالة في صفحة أو أكثر حول موضوع عادي يتعلق مثلا بطلب تعويضات أو تسوية وضعية. فكلما كانت الرسالة قصيرة وواضحة، سهل على المكلفين استيعابها، واتخاذ القرار المناسب إزاءها.
الأسلوب الإداري: ينبغي أن يكون لبقا، تستعمل فيه عبارات من الرصيد اللغوي الإداري مع تجنب العبارات الأدبية والعاطفية والسجع، وضرب الأمثال أو الأمثلة، مهما كان الموضوع التماسا، أو طعنا إداريا، أو شكوى، أو طلبا، أو توضيحيا ...
14- النسخ
تكتب الرسالة في أربع نسخ، توزع كالآتي:
*- يحتفظ المعني بالأمربنسخةتحمل رقم الإرسال وتاريخه.
-يحتفظ الرئيس المباشر بنسخة.
*- يوجه الأصل مع نسخةإلى الأكاديمية أو إلى الوزارة، بحيث قد تحتفظ النيابة بالنسخة.
15- الاختتام
تختم الرسالة بكلمة "والسلام" دون استعمال أساليب التحيات المتداولة في المراسلات الشخصية بين الناس.
16- التوقيع
توقع جميع النسخ من لدن صاحبها بتوقيع مفتوح (وهو كتابة الاسم والنسب)، وتوقيع مغلق (و هو الإمضاء الخاص بكل شخص).
17- المرفقات
قد يلجأ المرسل إلى إرفاق رسالته بوثائق أو مستندات، عليه أن يشير إلى ذلك في أسفل الرسالة على اليمين تحت كلمة: " المرفقات" ، مع ذكر عدد كل منها إذا كان أكثر من واحد
* تنبيه !
- سوف يتم نشر تعليقكم بعد مراجعته
- التعاليق التي تحتوي على كلمات نابية وأرقام الهواتف أو نشر روابط أو إشهار لجهة ما لن يتم نشرها.